Brauchen unsere Leute eine Firmenmail?

Nein. Wir bauen die Anmeldung so, dass ein Zugangscode oder die Handynummer reicht. Das ist bei Belegschaften ohne Schreibtisch der übliche Weg.

Was passiert, wenn jemand den Betrieb verlässt?

Der Zugang wird gesperrt, und damit sind alle Inhalte weg. Genau das geht bei einer privaten Chatgruppe nicht.

Können wir sehen, wer eine Nachricht gelesen hat?

Technisch ja. Ob ihr das wollt, ist eine Frage für Betriebsrat und Datenschutz — wir bauen es nur ein, wenn das geklärt ist.

Lohnt sich das für 20 Beschäftigte?

Rechne den Preis pro Kopf bei fertigen Anbietern gegen die einmaligen Kosten. Bei kleinen Belegschaften gewinnt oft der Anbieter, ab mittlerer Größe die eigene App.

Geht das auch auf privaten Handys?

Ja, das ist der Normalfall. Wichtig ist dann, dass die App nur Firmendaten enthält und beim Austritt sauber gesperrt wird.

Mitarbeiter-App: interne Kommunikation ohne WhatsApp

Ein großer Teil der Belegschaft sitzt nicht am Schreibtisch und hat keine Firmenmail. Diese Leute erreicht ihr über einen Aushang, über Zurufe oder über eine private Chatgruppe. Alle drei Wege haben dieselbe Schwäche.

Warum die Chatgruppe keine Lösung ist

Private Messenger sind schnell eingerichtet, und genau deshalb landen dort Dienstpläne und Krankmeldungen. Drei Dinge holen euch später ein: Private Telefonnummern liegen offen für alle in der Gruppe. Wer geht, nimmt den Verlauf mit und bleibt trotzdem drin, bis jemand daran denkt. Und wichtige Nachrichten verschwinden zwischen Bildern und Sprachnachrichten.

Dazu kommt die Frage, was der Betriebsrat und der Datenschutz dazu sagen, wenn Beschäftigtendaten über ein privates Konto laufen.

Was eine Mitarbeiter-App leistet

Nachrichten an alle oder an eine Gruppe. Mit der Möglichkeit zu sehen, wer sie gelesen hat.
Dienstplan und Schichten. Wer arbeitet wann, mit Erinnerung vor der Schicht.
Dokumente. Betriebsanweisung, Formulare, Lohnabrechnung. Einmal abgelegt, jederzeit da.
Formulare. Urlaubsantrag, Krankmeldung, Spesen. Am Handy ausgefüllt und gleich im Büro.
Nur für die eigenen Leute. Wer geht, verliert den Zugang mit einem Klick.

Was den Unterschied macht: dass sie benutzt wird

Die meisten Mitarbeiter-Apps scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand hineinschaut. Drei Dinge helfen dagegen:

Ein Grund, sie täglich zu öffnen. Der Dienstplan ist der stärkste. Wer wissen will, wann er arbeitet, kommt von allein.
Anmelden ohne Firmenmail. Viele Beschäftigte haben keine. Ein Zugangscode vom Vorgesetzten funktioniert besser als jedes Mailverfahren.
Wenig Inhalt, dafür wichtiger. Wenn jede Kleinigkeit eine Meldung auslöst, schaltet die Belegschaft die Meldungen ab.

Was ihr rechtlich bedenken solltet

Eine App für die Belegschaft verarbeitet Beschäftigtendaten. In Betrieben mit Betriebsrat ist sie in der Regel mitbestimmungspflichtig, besonders wenn sich damit Verhalten oder Leistung auswerten ließe. Klärt das früh, sonst steht die fertige App still. Und Lesebestätigungen sind ein heikler Punkt, den ihr vorher besprechen solltet. Das ist unsere Erfahrung aus Projekten, keine Rechtsberatung.

Was das kostet

Ein Werkzeug im Browser beginnt bei 3.500 €, eine echte App für beide Stores bei 12.500 €. Bei Mitarbeiter-Apps lohnt die echte App fast immer, weil sie täglich benutzt werden soll und weil zuverlässige Push-Nachrichten der halbe Zweck sind.

Rechne bei fertigen Anbietern den Preis pro Kopf und Monat hoch. Bei 60 Beschäftigten und 4 € im Monat sind das rund 2.900 € im Jahr, jedes Jahr. Ab einer gewissen Größe kippt die Rechnung zugunsten einer eigenen App.