Was fertige Anbieter gut können
Der Markt für Zeiterfassung ist voll, und das ist eine gute Nachricht. Die Anbieter haben Jahre in Details gesteckt, an die im ersten Entwurf niemand denkt: Pausenregeln, Feiertage je Bundesland, Überstundenkonten, Schichtzuschläge, Exporte für die Lohnbuchhaltung. Wer einen üblichen Betrieb mit üblichen Regeln führt, bekommt das für ein paar Euro pro Kopf und Monat.
In vielen Fällen raten wir euch zu einem Anbieter, da eine eigene Zeiterfassung ohne besondere Regeln mehr kostet, als sie bringt.
Wann eine eigene Lösung sinnvoll wird
- Eure Regeln passen in kein Formular. Zuschläge, Bereitschaft, Mischkalkulationen über mehrere Baustellen.
- Zeit ist nur ein Teil. Wenn ohnehin Material, Fotos und Berichte erfasst werden, ist die Zeit eine Zeile davon. Zwei Systeme nebeneinander erzeugen doppelte Eingaben.
- Die Rechnung pro Kopf tut weh. Bei 4 € im Monat und 80 Beschäftigten sind das rund 3.800 € im Jahr, jedes Jahr, mit steigender Tendenz.
- Ihr braucht die Daten woanders. Wenn die Zeiten in eure eigene Kalkulation müssen, ist eine Schnittstelle Pflicht — und nicht jeder Anbieter hat eine offene.
Die Rechnung, die den Ausschlag gibt
Stell die einmaligen Kosten einer eigenen Lösung gegen die laufenden eines Anbieters, über fünf Jahre gerechnet. Vergiss dabei nicht, dass auch eine eigene App gepflegt werden will. Bei uns kostet das 150 bis 350 € im Monat, wenn wir die Pflege übernehmen.
| Größe | Anbieter (4 €/Kopf/Monat, 5 Jahre) | Eigene App (ab 12.500 € + Pflege 200 €) |
|---|---|---|
| 15 Personen | rund 3.600 € | rund 24.500 € |
| 60 Personen | rund 14.400 € | rund 24.500 € |
| 150 Personen | rund 36.000 € | rund 24.500 € |
Die Zahlen sind grobe Richtwerte und sollen nur zeigen, wo der Kipppunkt liegt. Bei kleinen Belegschaften gewinnt der Anbieter klar. Bei großen dreht sich das, und dann gehört euch die Lösung obendrein.
Was ihr in jedem Fall braucht
- Manipulationssicherheit. Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben, mit Zeitstempel und Person.
- Aufbewahrung. Aufzeichnungen müssen über Jahre lesbar bleiben, auch wenn ihr den Anbieter wechselt.
- Export. Ohne sauberen Export in die Lohnbuchhaltung entsteht die Arbeit nur an anderer Stelle neu.
- Mitbestimmung. Wo es einen Betriebsrat gibt, ist Zeiterfassung in aller Regel mitbestimmungspflichtig. Klärt das vor der Auswahl.